HP Pull Printing – turvallisuutta ja säästöjä tulostukseen |
 |
| |
|
|
HP Pull Printing on ratkaisu, jossa käyttäjä lähettää tulosteensa tulostuspalvelimelle normaaliin tapaan, mutta fyysinen tulostus tapahtuu vasta, kun käyttäjä menee tulostimen luokse. Luottamukselliset paperit eivät jää lojumaan kaikkien nähtäville, eikä tulosteita jää noutamatta osastotulostimelta.
 |
DocSolutions Oy:n toimitusjohtaja Seppo Wacklin (vas) ja HP:n tulostusjärjestelmien teknologiakonsultti Esa Suuraho esittelevät, miten yrityksen kulkukortilla tunnistaudutaan tulostimelle ja printataan aikaisemmin työasemalta lähetetty dokumentti.
Ei liene yllättävää, että tulostimelle lähetetty paperi unohtuu joskus noutamatta. Siivooja sitten viimeistään arkistoi sen. Mutta tiesitkö, että tutkimusten mukaan 2/3 vastaajista kertoo joko itse jättäneensä tai löytäneensä toimistolaitteelle unohtuneita luottamuksellisia asiakirjoja ainakin kerran. Yli 80% vastaajista arvioi tämän vaarantavan henkilökohtaisen imagon tai maineen.
Pull Printing turvaa tulosteet
HP:n ratkaisu perustuu tulostuspalvelimelle asennettavaan ohjelmistoon, jolla hallitaan turvattua tulostusjonoa. Ratkaisu toimii myös haluttaessa nykyisen tulostusarkkitehtuurin rinnalla, mikäli siihen on tarvetta.
– Kun käyttäjä lähettää tulosteensa Pull Printing -jonoon, tallentuu dokumentti palvelimelle, kertoo HP:n tulostusjärjestelmien teknologiakonsultti Esa Suuraho. – Tämän jälkeen käyttäjä voi siirtyä minkä tahansa järjestelmään liitetyn tulostimen tai monitoimilaitteen luokse, tunnistautua jollakin useista vaihtoehtoisista tavoista ja käynnistää tulostuksen. Tulosteet säilyvät tulostuspalvelimen jonossa siihen asti kunnes käyttäjä ne sieltä poistaa, kuitenkin enintään ennalta määritellyn maksimiajan, esimerkiksi yhden viikon.
– Suurissa yrityksissä HP Pull Printing tuo aivan uutta joustavuutta tulostamiseen. Dokumenttia tulostaessaan käyttäjän ei tarvitse edes päättää, miltä toimistolaitteelta hän aikoo paperit noutaa. Jos papereita tarvitaan toisen kerroksen neukkarissa, hakee hän ne toisen kerroksen käytävällä olevalta laitteelta. Jos palaveri onkin siirtynyt kolmanteen kerrokseen – ei ongelmaa. Kolmannen kerroksen tulostin luovuttaa paperit aivan yhtä helposti, kuvailee Suuraho.
Kustannukset kuriin
Edellä mainittu tutkimus kertoo myös, että 37% tulosteista jää tulostajaltaan noutamatta verkotetuilta toimistolaitteilta. Työ siis lähetetään tulostimelle, mutta sitä ei koskaan käydä hakemassa sieltä. Tämä tarkoittaa, että yli kolmasosa kaikkien yritysten kaikista verkotettujen laitteiden tulostuskustannuksista menee täysin hukkaan! Valtavan rahallisen tuhlauksen lisäksi kuluu suuria määriä tulostustarvikkeita, sähköä ja paperia täysin tarpeettomasti. Taloudellisen menetyksen lisäksi vahinkoa syntyy myös ympäristölle.
HP Pull Printing -ratkaisu poistaa tämän hävikin täydellisesti. Eihän järjestelmä tietenkään voi valvoa sitä, miten tarpeellisia kaikki tulosteet mahdollisesti ovat, mutta sen se varmistaa, että käyttäjä on tulostimen vieressä sillä hetkellä, kun fyysinen tulostaminen tapahtuu.
– Järjestelmä antaa myös mahdollisuuden rakentaa kustannuksia säästäviä sääntöjä, kertoo ohjelmiston taustalla olevan DocSolutions Oy:n toimitusjohtaja Seppo Wacklin. – Joillekin käyttäjille voidaan esimerkiksi antaa rajoitetut oikeudet eri toimistolaitteiden käyttöön. Mikäli käyttäjä ei tarvitse värillisiä tulosteita, voidaan kaikki hänen työnsä määritellä tulostumaan mustavalkoisina. Vastaavasti voidaan esimerkiksi määritellä, että kaikki sähköpostien tulostukset tapahtuvat vain mustavalkoisina.
– Järjestelmästä on mahdollista tuottaa monia erilaisia raportteja, alkaen yrityksen laitekannan inventaariosta ja kunkin toimistolaitteen kuormitus- sekä tilaraportista ja päätyen käyttäjäraporttiin – kuka on tulostanut ja kuinka paljon minkäkinlaisia tulosteita minnekin.
– Vaikka henkilökohtaiset tulostimet ovat kaikkein tietoturvallisimpia, voivat niiden käyttökustannukset olla osaston monitoimilaitteita korkeammat. HP Pull Printing -järjestelmän asentaminen käytännössä vähentää henkilökohtaisten tulostimien määrää, koska käyttäjä on aina valvomassa luottamuksellisten dokumenttien tulostumista.
Tulosteita vaikka Chicagoon
Kun yrityksellä on useita toimipisteitä, voidaan HP Pull Printing -ratkaisu ulottaa kattamaan myös kansainväliset yhteydet. Käyttäjä voi tulostaa dokumentit työasemaltaan ennen matkalle lähtöä ja tunnistautua vaikka Chicagon konttorilla monitoimilaitteelle ja ottaa työnsä paperille.
– Turvallisuus voidaan tarvittaessa viedä hyvinkin pitkälle, kertoo Wacklin. Rahoitusmaailmassa, valtion eri organisaatiossa tai tuotekehitysyhtiöissä tieto voidaan siirtää koko matkan salattuna työasemalta tulostuspalvelimelle ja edelleen toimistolaitteelle. Näin kukaan ei voi kaapata dokumenttien sisältöä palvelimelta tai matkan varrelta. Voimme vain kysyä itseltämme, mikä on tietoturvan hinta!
– Käytännön tunnistautumisratkaisuina tulostimen ja monitoimilaitteen luona voidaan käyttää monia eri vaihtoehtoja. Näppäimistöltä syötettävä PIN-koodi on edullinen vaihtoehto, koska erityistä tunnistautumislaitetta ei tarvita. Usein käytetään hyväksi yrityksen etäluettavia kulkukortteja, jolloin käyttäjä ei tarvitse monia tunnistautumisvälineitä. Magneettiraitakortit ja sirukortit ovat vaihtoehtoja – ja käytetäänpä jossakin optista sormenjälkien tunnistusta.
HP-ratkaisu pienille ja suurille
HP Pull Printing -ratkaisu antaa Suurahon mukaan myös mahdollisuuden veloittaa laitteiden käytöstä. Käytön määrien seurannan avulla voidaan laitteiden käyttökulut kohdistaa oikeille kustannuspaikoille. Oppilaitoksissa voidaan opiskelijoille vaikkapa antaa tietty määrä tulostus- ja kopiointioikeutta maksutta ja veloittaa rajan ylittävältä osalta. Käyttäjät voivat esim. itse ostaa lisää kopioita joko rahalla tai luottokortilla internetin välityksellä. Kirjastoissa käyttäjät voisivat tehdä tulosteet ja kopiot kirjastokortilla. Veloitus tapahtuisi määräajoin takautuvasti.
HP Pull Printing -ratkaisu on käyttökelpoinen ja kannattava jo hyvin pienissäkin, yhden tai kahden toimistolaitteen yrityksessä. Kustannukset eivät ole este, koska alkuun pääsee jo parin sadan euron investoinnilla. Suuremmissa järjestelmissä – kortinlukijasta tai muusta tunnistautumisratkaisusta riippuen – kokonaisinvestointi on noin tuhannen euron luokkaa toimistolaitetta kohti.
Wacklin ja Suuraho korostavat yhteen ääneen, että investoinnin vastapainona yritys saa heti vähintään 25% säästöt tulostuskustannuksiinsa ja turvallisuuden kaupan päälle! Järjestelmä skaalautuu joustavasti yhdestä toimistolaitteesta alkaen aina tuhansien laitteiden kansainväliseen ratkaisuun.
HP Pull Printing on osa HP-kokonaisratkaisua
HP:n tuotevalikoimassa on yli 300 erilaista toimisto-oheislaitetta. Samaten on tarjolla yli 300 lisäratkaisua, jotka on toteutettu yhteistyössä eri ratkaisutoimittajien kanssa. Kaikkien ratkaisujen toimivuus on testattu HP:n omissa laboratorioissa, joten HP:n asiakas voi aina luottaa kokonaisuuden toimivuuteen.
HP:n vahvuutena on myös kokonaisuuden hallinta laitesukupolvesta toiseen. Lähes poikkeuksetta uudet toiminnat ja varusteet voidaan päivittää myös olemassa oleviin laitteisiin, joten laitekantaa ei tarvitse uusia kesken elinkaarensa ja siitä saadaan paras mahdollinen hyöty.
HP:n ratkaisut toimittaa aina HP:n valtuutettu jälleenmyyjä, joka tuntee asiakkaansa tarpeet parhaalla tavalla. Laajempien ratkaisujen kohdalla jälleenmyyjät saavat aina tarvitessaan tukea Suuraholta työtovereineen – juuri oikean ratkaisun löytämiseksi yhdessä asiakkaan ja jälleenmyyjän kanssa.
Kun haluat saada tulostukseesi turvallisuutta ja kustannussäästöjä HP Pull Printing -ratkaisun avulla, ota yhteyttä omaan HP-jälleenmyyjääsi. Tarvittaessa löydät oikean jälleenmyyjän HP-myyntipalvelun kautta.
|
